『会社設立のポイント』

3-3-(1) 認証手続きの流れ


●発起人全員で公証役場へ行くのが原則
定款の作成が終わったら、いよいよ定款の認証を受けるわけですが、そこまでに、次の3つのステップを踏みましょう。

 

①定款の認証を受ける公証役場を決める
②事前に法務局および公証役場で定款の内容をチェックしてもらう
③定款の認証を受けるために、公証役場へ発起人全員で行く

 

定款の認証を受けに公証役場へ行くとき、都合が悪い発起人がいるなら、その人が委任状を書いて、代理人(ほかの発起人でもかまいません)に依頼します。

 

●どこの公証役場に行けばよいか
公証役場は全国にありますが、どこの公証役場で定款の認証をしてもらってもいいわけではありません。会社の本店の所在地を管轄する法務局(または地方法務局)に所属する公証人に認証してもらいます。
たとえば、会社の本店が「東京都中央区銀座○丁目○番○号」にある場合は、管轄する法務局は東京法務局になります。ですから、東京法務局に所属する公証人に定款の認証をしてもらいます。

 

つまり、東京都内に本店を置く会社が、神奈川県内にある公証役場で定款の認証を受けることはできません。逆に、東京にはいくつか公証役場がありますが、東京法務局管轄内の公証役場であればどの公証役場でもよく、区が異なってもかまいません。会社の最寄りである銀座の公証役場でもかまいませんし、渋谷区や府中市の公証役場でも大丈夫です。

会社の本店の所在地を管轄する法務局(または地方法務局)は、法務局のサイト(http://houmukyoku.moj.go.jp/homu/static/index.html)で確認してください。管轄する法務局がわかれば、次にその法務局に、所属する公証役場を日本公証人連合会のサイト(http://www.koshoris.gr.jp)で確認してください。また、定款のサンプルも何種類か掲載されているので、参考にしてみてください。

 

●事前にチェックをしてもらおう
公証役場へ定款の認証に行く前に、必ず作成した定款の内容をチェックしてもらいましょう。公証役場の電話番号およびFAX番号が、各公証役場のサイトに掲載されているので、電話して「会社を設立するので、定款の認証に先立って内容をチェックしてほしい」と伝え、できればFAXかメールで全文を送り、見てもらうようにします。定款のほかに、印鑑証明書・実質的支配者となるべき者の申告書や委任状(発起人のうち行くことができない人がいる場合)も一緒に送り、正確な記載がされているか確認してもらいましょう。公証役場によっては、内容に問題はなくても表現や言葉を訂正してくれたり、細かい点までチェックをしてくれることもあります。
とはいっても、公証役場は登記が可能かどうかまで保証する場ではないので、念のために不明な点は会社の本店の所在地を管轄する法務局でも事前にチェックしてもらうとよいでしょう。特に会社の「目的」は、表現や内容によっては登記ができないことがあるので注意しましょう。

●事前チェックが終わったら公証役場へ
定款の内容に問題がなければ、必要なものを揃えて公証役場へ認証を受けに行きましょう。定款の認証をする際に公証人が本人確認をするので、公証役場に発起人または代理人が出向かなければなりません。この部分は郵送でのやり取りはできないので注意してください。

公証役場に行く際に予約はしなくても大丈夫ですが、公証人が出張などで不在だったり、都市部の公証役場は時間帯や時期によって混んでいたり、公証人が1人しかいない公証役場だと長時間待たされることもあるので、事前に電話をしてから行くようにしましょう。昼休みを設けている公証役場もあるので、お昼前後は避けたほうが無難です。


森井 啓之

代表 行政書士

森井 啓之

東京大学法学部を卒業後、大手金融機関に入社。法務部で、民法改正への対応、リーマン・ブラザーズの破産管財人との英語での激しい交渉を経て莫大な債権回収(詳細は守秘義務)に成功。また、個人融資における遺言・相続業務など幅広い経験を積んで参りました。皆様に、迅速かつ丁寧で最高の法務サービスをご提供させて頂ければ幸いです。

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